Учебный курс "Управление временем руководителем"

Уважаемый посетитель, пройдите курс Тайм-Менеджемнта прямо здесь!

Краткий курс поможет Вам:

• Эффективно управлять своим временем;

• Концентрироваться только на важных задачах;

• Правильно делегировать;

• Избавиться от поглотителей времени;

• Правильно устанавливать цели.

Время – самое дорогое, что у нас есть. Руководители, как правило, умело распоряжаются финансовым и материальным капиталами, но не всегда грамотно распределяют капитал времени.

Введение

Время – самое дорогое, что у нас есть. Руководители, как правило, умело распоряжаются финансовым и материальным капиталами, но не всегда грамотно распределяют капитал времени.

Менеджеру, перегруженному работой и занятому достижением высоких бизнес-показателей, в то же время необходимо полноценно уделять время семье и отдыху.

"Время — это единственное, что нельзя накопить, оно не сохраняется и не увеличивается. Его можно только обменять — на деньги или на знания. Время — это вообще самое важное." (Тадао Ямагучи)

Понятие «Тайм-менеджмент»

Время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен. Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что время является наиболее ценным из всех ресурсов человека как совершенно невозобновимый и очень ограниченный. И все процессы управления необходимо координировать с учетом этого ресурса.

Управление временем — управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов во времени. Это дисциплина о рациональном использовании времени и методах оптимизации временных затрат, позволяющая достигать поставленных целей в современном скоростном мире.

Цель управления временем:

• выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами, без спешки и стрессовых ситуаций;

• максимальное использование собственных возможностей и сознательное

• управление течением времени;

• результаты качественного управления временем;

• возрастание мотивации;

• рост квалификации;

• меньшая загруженность работой;

• отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций;

• достижение целей кратчайшим путем.

Специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – ни больше ни меньше. В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя, должен быть назван рабом»

1. Тайм-менеджмент в работе руководителя

"Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным." (Ален Маккензи)

Парадокс в работе руководителя: работы всегда больше, чем времени

Часто попытки сократить время для работы над определенным проектом приводит к снижению качества проделанной работы. В ситуации нехватки времени стандартной ошибкой множества руководителей всех рангов является повышение скорости выполнения работ, что влечет за собой повышение количества ошибок и снижение качества выполняемой работы. Известно, что спешка увеличивает вероятность управленческих ошибок. Поэтому задача менеджера состоит не в том, чтобы совершать действия быстрее, а в том, чтобы рационально расходовать тот ресурс времени, который у него есть в распоряжении.

Управление временем фактически сводится к управлению своими действиями во времени, так как работы всегда больше, чем времени, отпущенного на нее. Иными словами, тех вопросов, которыми должен заниматься руководитель, всегда больше, чем ресурсов и времени для их успешного выполнения.

Довольно часто руководитель ставит себе и подчиненным задачу: успеть все. Но в реальности необходимо из всей массы работ выбирать то, что нужно сделать сегодня, то, что нужно делать в другие периоды, и то, что делать не нужно.

Примечание

По статистике, из ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10% больше времени;

• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

• остальным не хватает 50% времени.

1.1. Распределение времени руководителя на разных уровнях управления

Современный руководитель выполняет ряд управленческих функций:

• Планирование

• Делегирование

• Координация

• Контроль

• Мотивация

• Собственная работа (как специалиста, не связанная с управлением)

Реальное повышение эффективности управления требует комплексного подхода, так как зависит от качественного выполнения целого ряда функций.

Чем выше уровень руководителя, тем меньше времени он должен заниматься собственной работой (как специалист) и тем больше он должен заниматься управленческими функциями.

С повышением уровня корпоративного руководства растет доля времени, которую необходимо посвящать планированию. В то же время функция контроля должна занимать у руководителя высокого уровня меньше времени, чем у руководителя нижнего руководящего уровня.
ТОП-менеджеры добиваются результатов, управляя трудом сотрудников, а ключ к эффективному управлению – это планирование.

Важно

"План – ничто, планирование – все. Любой план устаревает в тот момент, когда вы завершили его разработку. Но в процессе планирования вы и ваши подчиненные приобретаете один взгляд на ситуацию и критерии принятия решения, следовательно, в момент неожиданности они выберут правильное решение" (Д. Эйзенхауэр)

2. Препятствия в эффективном управлении временем

Препятствия в эффективном управлении временем можно подразделить на:

• внутренние проблемы в управлении временем (технические ошибки, психологические препятствия);

• внешние проблемы в управлении временем.

Препятствие Описание

Поглотители времени

Недавние исследования показали, что современного менеджера прерывают каждые 8 минут. Поэтому мелкие отвлечения обкрадывают вас почти на 2 часа в день. Отвлекать от работы могут по-всякому: то в самую неподходящую минуту вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут на незапланированное собрание, то без стука войдут в кабинет с какими-то горящими документами.

Досье поглотителей времени

Привычка откладывать дела

Чем больше задач мы откладываем, тем больше пропасть дел, которые надо было сделать еще вчера. Поэтому каждый новый день превращается в разгребание вчерашних завалов, и все необходимо сделать немедленно. Жизнь в таком режиме – это стресс и кризис.

Любимая и нелюбимая работа

Любимая работа – это та деятельность, которая вам по душе и которой вы предпочли бы заниматься большую часть рабочего дня. Постоянное занятие нелюбимыми делами ведет к накоплению внутреннего протеста и раздражения, психологическому дискомфорту и работе в условиях непрерывного стресса.

Поиск избыточной информации

Этот враг подстерегает нас, когда мы одержимы поиском идеального решения. Мы пытаемся нарисовать для себя полную картину ситуации, прочитать все, что было написано по этому вопросу, начиная с Аристотеля, и, конечно, не забыть о последних
статьях в Интернете. Коварство этого пожирателя в том, что внутренне, психологически мы полностью уверены в целесообразности наших затрат.

Бич мягких и отзывчивых людей – неумение сказать «нет»

Неумение отказывать может привести к тому, что вы постоянно будете заняты не своей работой, работой, которая вам не нравится и от которой отказались другие люди. Умение отказывать не относится к методикам управления временем, умение сказать «нет» – это скорее признак личностной зрелости и силы.

Интересно

Главные поглотители рабочего времени (опрос пользователей сайта HeadHunter)

Более 80% сотрудников во время работы отвлекаются на новости, приватную почту, социальные сети. Выявлена «четверка лидеров» популярных отвлекающих интернет-ресурсов, которая отнимает больше всего времени у респондентов. Главными «пожирателями времени» были названы:

• чтение новостей;

• прочтение частной почты;

• социальные сети;

• общение в чатах.

Более 20% опрошенных оказались чрезвычайно добросовестными работниками — они пользуются указанными ресурсами не чаще
одного раза в день, а не пользуются ими вообще 10%. Те же респонденты, которые пользуются «нерабочими» ресурсами
ежедневно, тратят на это не так уж много времени — не более часа.

По мнению большинства опрошенных, отключение от «нерабочих» ресурсов никак не повлияет на их производительность труда. Лишь 12% считают, что производительность увеличится, примерно такое же количество респондентов считает, что производительность уменьшится. Основным мотивом использования неслужебных ресурсов в рабочее время более чем две трети респондентов называют отдых и переключение внимания. Интересно, что более 70% респондентов считают главными факторами снижения производительности труда неожиданные поручения, совещания, ответы на письма, общение с коллегами.

Практикум

Борьба с поглотителями времени

Отметьте в таблице поглотители времени, которые мешают вашей работе. Записывайте, как вы будете бороться с ними в дальнейшем.
Таким образом, вам станет яснее, кто или что больше всего мешает вашей работе.

Упражнение «Борьба с поглотителями времени»

(Приложение 4)

«Поглотитель» Что я буду делать для борьбы с ним

3. Целеполагание — основа для управления временем

«Скажи мне, как ты отдаешь приказание, и я скажу тебе, каково будет исполнение» (М. Драгомиров, военачальник)

Руководитель – это человек, который достигает результатов, управляя трудом сотрудников. Чем конкретнее сформулирована цель, чем больше разумных параметров задействовано, тем больше шансов, что эта цель будет сотрудниками осмыслена, принята и соответственно выполнена. Люди сопротивляются потому, что не видят пути.

Цель – это первый способ показать человеку его путь. Цель – это не просто расплывчатая формулировка о намерении. Чтобы правильно трактовать поставленные цели в своей работе, принято применять критерии +СSMART.

+СSMART – это своего рода шаблон, совокупность условий, соблюдение которых необходимо для того, чтобы поставленная цель оказалась реализованной. Это необходимые условия, но недостаточные. Для того чтобы цель воплотилась в жизнь, необходимы активные действия. Кроме того, всегда есть вероятность наступления форс-мажорных обстоятельств.

Примечание

Перечень полезных глаголов для постановки целей (ударение на результат и улучшение):

Практикум

+СSMART
В нижеперечисленных высказываниях выявите и отметьте наличие или отсутствие критериев +СSMART:
(Приложение 5)

4. Методы планирования в управлении временем

4.1. «Дерево целей»

«Дерево целей» (по аналогии с вершиной дерева и его ветвями)

Совокупность целей в нем выстроена по иерархическому принципу. При этом все временные задачи стремятся к вершине дерева. Другими словами, чтобы достичь цель верхнего уровня, следует планомерно реализовывать текущие.

Данный метод актуален потому, что он позволяет:

• создать стратегическую картину вашей деятельности;

• увязать перспективные цели и очевидные задачи на каждом этапе;

• определить последовательность выполнения задач разного уровня.

Как выглядит «Дерево целей»?

Ствол – стратегическая цель.
Ветви — детализированные цели, от которых зависит осуществление главной цели, основные сферы деятельности, крупные проекты.
Веточки — задачи, которые необходимо решить в основных сферах, конкретные проекты и их составляющие.
Листья — конкретная практическая деятельность. Небольшие дела, мероприятия. Рутина. Контакты

Пример декомпозиции цели

Важно!

• Чем больше мелких веточек на вашем дереве, тем более полно вы продумали план реализации поставленной цели.

• Помните, что каждая задача должна иметь конкретные измеримые результаты для оценки ее завершенности.

• Список целей и задач должен быть всеобъемлющим. Никакие дела не должны «выпасть» из списка.

• При этом не обязательно сразу составлять дерево целей с идеей решения задач глобального масштаба. Метод отлично работает при декомпозиции целей и задач любого уровня.

4.2. Матрица «Важное – Срочное»

Метод расстановки приоритетов «Важное – Срочное» (матрица Эйзенхауэра)

Этот метод предложил генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени. Она помогла ему добиться успеха — стать президентом США. Матрица Эйзенхауэра помогает выделить главное в делах каждого дня и заняться именно тем, что важно в первую очередь.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на
четыре категории:

А — важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации, проекты, у которых подходят сроки сдачи).
В — важные и несрочные (налаживание отношений, определение новых перспектив, оценка полученных результатов, планирование долгосрочных целей).
С — неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, «навязанные» проблемы, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов и т.д.).
D — неважные и несрочные (поглотители времени, мелочи, отнимающие время, развлечения).

Практикум

«Мои рабочие дела». Анализ распределения дел по важности и срочности

Запишите в таблице ВСЕ служебные дела, которые на сегодняшний момент числятся за вами. После этого поставьте для каждого из дел
оценку его важности и срочности по шкале от 1 до 10 (где 1 – это минимум, а 10 – максимум). Далее перенесите все ваши оценки по каждому из дел в матрицу Эйзенхауэра. Проанализируйте, какие квадраты (А, В, С, D) максимально заполнены делами?
(Приложение № 6)

5. Организация рабочего пространства руководителя

Рабочий стол

Сухая статистика: организация рабочего места с учетом эргономических требований позволяет увеличить производительность труда на 30%. В правильно организованном рабочем офисе снижается утомляемость работников, а следовательно, работодателям приходится оплачивать меньше больничных.

Зоны на вашем рабочем столе могут быть распределены по правилу TRAF:

Toss  — выбросить
Refer  — передать
Action  — работать
File – в архив

На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны.

Каждой вещи — свое место

Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны руководителя (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит — само в руки бежит», — гласит пословица.

Папки с документами могут иметь названия:

• Срочно

• На исполнение (с разделителями, обозначающими сроки исполнения)

• На отправку или для передачи подчиненным, коллегам

• Архив

Освещенность

Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий для работы руководителя. Прямой яркий свет вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе.

Лучше всего располагать стол так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола руководителя или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.

Чистый воздух

Вентиляция имеет важное значение для сохранения работоспособности. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером. При его отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 часа.

Резюме

В данном курсе рассмотрены вопросы управления временем руководителя:

• Парадокс в работе руководителя: работы всегда больше, чем времени.

• Распределение времени руководителя на разных уровнях управления (нижнем, среднем, высшем уровне руководства).

• Распределение времени руководителя на трех уровнях планирования (стратегическом, тактическом и оперативном).

• Структура рабочего времени трех основных уровней управления при решении стратегических, тактических и оперативных задач.

Особое внимание было уделено вопросам изучения препятствий в эффективном управлении временем и работе с поглотителями времени.

Немаловажной темой в курсе тайм-менеджмента для руководителя является целеполагание как основа для управления временем. Дано описание формата +СSMART, с помощью которого возможно более эффективно трактовать и достигать поставленные цели.

Важным блоком курса является описание методов планирования в управлении временем:

• «Дерево целей» (декомпозиция целей);

• матрица Эйзенхауэра «Важное – Срочное»;

• принцип Парето;

• координаты для выбора наилучших решений;

• принцип «жестких» и «нежестких» дел.

Охарактеризованы заповеди тайм-менеджмента, в рамках которых выделены десять пунктов. Освещены вопросы организации рабочего пространства руководителя.